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PROMATIC AI SOLUTIONS

Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

Promatic AI Solutions
Inhaber: Elvis Matic
Badenwerkstraße am Festplatz 7
76137 Karlsruhe
Deutschland

Telefon: +49 162 4921831
E-Mail: contact@promaticai.solutions

2. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb dieser Website, die Bearbeitung von Anfragen, die Durchführung von Terminen oder die Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen eine Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist, sowie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit ein berechtigtes Interesse am sicheren und wirtschaftlichen Betrieb unserer Website und an der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen besteht.

3. Hosting über Vercel

Diese Website wird über Vercel gehostet.

Anbieter:

Vercel Inc.
440 N Barranca Avenue #4133
Covina, CA 91723
USA

Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Daten verarbeitet werden. Hierzu können insbesondere gehören:

Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Website bereitzustellen, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten sowie technische Fehler und missbräuchliche Zugriffe erkennen zu können.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren, leistungsfähigen und zuverlässigen Internetauftritt.

Soweit Vercel als Auftragsverarbeiter tätig wird, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage der geltenden Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Für internationale Datenübermittlungen sieht Vercel unter anderem die EU-Standardvertragsklauseln und weitere datenschutzrechtliche Garantien vor.

Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen technischen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche bzw. technische Aufbewahrungsfristen bestehen.

4. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Hierzu können insbesondere gehören:

Bei geschäftlichen Anfragen oder Anbahnungen eines Vertrags erfolgt die Verarbeitung grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei sonstigen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, eingehende Anfragen beantworten zu können.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung der Anfrage nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Kontaktformular

Auf unserer Website stellen wir ein Kontaktformular zur Verfügung.

Dabei können folgende Angaben verarbeitet werden:

Wir verwenden die Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für eine gegebenenfalls daraus entstehende geschäftliche Kommunikation.

Rechtsgrundlage ist bei vorvertraglichen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Bereitstellung der Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die erforderlichen Kontaktinformationen können wir Ihre Anfrage jedoch gegebenenfalls nicht bearbeiten.

6. Formularversand über Resend

Für die technische Übermittlung von Nachrichten aus dem Kontaktformular nutzen wir den E-Mail-Dienst Resend.

Anbieter:

Plus Five Five, Inc.
2261 Market Street #5039
San Francisco, CA 94114
USA

Bei der Übermittlung einer Formularanfrage können insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name, Ihre Nachricht und weitere von Ihnen eingegebene Formulardaten über Resend verarbeitet werden.

Resend verarbeitet diese Daten für uns zur technischen Zustellung der E-Mail.

Soweit Resend als Auftragsverarbeiter tätig wird, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Resend stellt für internationale Datenübermittlungen unter anderem EU-Standardvertragsklauseln zur Verfügung und gibt an, am EU-U.S. Data Privacy Framework teilzunehmen.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist entsprechend der jeweiligen Anfrage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. Google Workspace

Für unsere geschäftliche Kommunikation nutzen wir Google Workspace, insbesondere Gmail, Google Calendar und Google Meet.

Anbieter für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist regelmäßig:

Google Ireland Limited
Gordon House
Barrow Street
Dublin 4
Irland

Wenn Sie uns eine E-Mail senden, einen Termin mit uns vereinbaren oder an einem Google-Meet-Termin teilnehmen, können personenbezogene Daten innerhalb der Google-Workspace-Dienste verarbeitet werden.

Hierzu können unter anderem gehören:

Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn sie der Anbahnung oder Durchführung einer Geschäftsbeziehung dient.

Google stellt für Google Workspace Regelungen zur Auftragsverarbeitung zur Verfügung.

8. Google Calendar Terminbuchung

Auf unserer Website verlinken wir auf eine externe Buchungsseite von Google Calendar.

Die Buchungsseite wird nicht direkt in unsere Website eingebettet. Das kostenlose Erstgespräch dauert 30 Minuten. Der Termin für die kostenpflichtige 60-Minuten-Beratung wird im Anschluss an die Zahlung gebucht.

Erst wenn Sie den Buchungslink aufrufen, verlassen Sie unsere Website und rufen einen Dienst von Google auf.

Bei der Buchung eines Termins werden insbesondere die von Ihnen auf der Buchungsseite eingegebenen Daten verarbeitet, beispielsweise:

Diese Informationen werden benötigt, um den von Ihnen gewünschten Termin zu organisieren und durchzuführen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Gebuchte Termine werden in unserem Google Workspace Kalender verarbeitet.

9. Google Meet

Für Online-Besprechungen und Beratungstermine verwenden wir Google Meet.

Im Rahmen eines Meetings können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, technische Verbindungsinformationen sowie freiwillig von Ihnen im Gespräch oder Chat bereitgestellte Inhalte verarbeitet werden.

Eine Aufzeichnung von Gesprächen erfolgt nicht automatisch.

Soweit eine Aufzeichnung in einem Einzelfall erforderlich sein sollte, erfolgt diese nur nach vorheriger ausdrücklicher Information und – soweit erforderlich – Einwilligung der Teilnehmer.

Rechtsgrundlage ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Cookies und lokale Speicherung

Optionale Dienste (Chat-Assistent) werden erst nach Ihrer Einwilligung über das Cookie-Banner geladen. Ihre Auswahl wird bis zu sechs Monate im Browser gespeichert. Sie können sie jederzeit über 'Cookie-Einstellungen' im Footer ändern.

11. Analyse, Tracking und lokale Ressourcen

Unsere Website bindet keine eigenständigen Analyse- oder Marketing-Tracker ein. Schriften werden lokal ausgeliefert. Nach Ihrer Einwilligung in den Chat lädt der Chat-Assistent zusätzlich ein Skript und eine Schriftart von unserem Chat-Server ki.promaticai.solutions (Google Cloud, Frankfurt am Main). Den Chatverlauf legt der Chat-Assistent nur im Sitzungsspeicher (sessionStorage) Ihres Browsers ab; er wird beim Schließen des Tabs gelöscht. Website-Bilder werden lokal ausgeliefert. Externe Buchungs- und Zahlungsdienste sind lediglich verlinkt und werden nicht vorab geladen. Die dekorative KI-Darstellung auf der Startseite läuft lokal mit vorgegebenen Texten.

12. Externe Links

Unsere Website kann Links zu externen Anbietern enthalten, beispielsweise zu Google Calendar oder künftig zu unseren Social-Media-Profilen.

Bei einfachen externen Links findet grundsätzlich erst dann eine Verbindung zum jeweiligen Anbieter statt, wenn Sie den Link aktiv aufrufen.

Für die Datenverarbeitung auf den anschließend besuchten externen Websites gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

13. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung.

Dadurch werden Daten, die zwischen Ihrem Browser und unserer Website übertragen werden, gegen unbefugtes Mitlesen geschützt.

14. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Darüber hinaus können Daten gespeichert werden, wenn gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen oder die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden.

Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks und Ablauf bestehender Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht oder – soweit möglich – anonymisiert.

15. Empfänger von Daten

Personenbezogene Daten können im Rahmen der beschriebenen Verarbeitungsvorgänge insbesondere an von uns eingesetzte Dienstleister übermittelt werden.

Hierzu gehören derzeit insbesondere:

Dienstleister werden nur im erforderlichen Umfang eingebunden.

16. Drittlandübermittlungen

Einzelne von uns eingesetzte Dienstleister haben ihren Sitz oder technische Infrastruktur außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums.

Soweit personenbezogene Daten in Drittländer übertragen werden, achten wir auf die nach der DSGVO vorgesehenen Übermittlungsmechanismen, beispielsweise einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder EU-Standardvertragsklauseln.

17. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden:

contact@promaticai.solutions

18. Beschwerderecht

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für unseren Sitz ist insbesondere zuständig:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

Heilbronner Straße 35
70191 Stuttgart
Deutschland

19. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Über diese Website findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Die Demo auf der Startseite ist eine Simulation. Eingaben darin werden nicht an einen KI-Dienst gesendet. Für den Chat-Assistenten gilt Abschnitt 21.

20. Zahlung über Stripe

Für die kostenpflichtige KI-Beratung verlinken wir auf eine externe Zahlungsseite von Stripe. Eine Verbindung zu Stripe wird erst hergestellt, wenn Sie den Zahlungslink aktiv öffnen. Wir betten keine Stripe-Inhalte oder Zahlungsskripte ein.

Bei einer Zahlung verarbeitet Stripe insbesondere Kontakt-, Rechnungs- und Zahlungsdaten sowie technische Informationen. Wir erhalten die für die Abwicklung erforderlichen Transaktionsinformationen, beispielsweise Zahlungsstatus und Rechnungsangaben; vollständige Kartenangaben werden nicht auf unserer Website erfasst.

Die Verarbeitung zur Buchung und Abwicklung der Beratung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Abrechnungsunterlagen richten sich nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Stripe verarbeitet Daten je nach Tätigkeit als Auftragsverarbeiter oder in eigener Verantwortlichkeit, unter anderem für Zahlungsabwicklung und Betrugsprävention. Informationen zu Empfängern, internationalen Übermittlungen und Aufbewahrung finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Stripe: https://stripe.com/privacy

21. Chat-Assistent (nur nach Einwilligung)

Auf dieser Website können Sie mit einem KI-Assistenten schreiben. Der Chat wird erst geladen, wenn Sie im Cookie-Banner zustimmen oder über die Chat-Schaltfläche unten rechts auf „Chat starten“ klicken. Mit diesem Klick willigen Sie in das Laden des Chats ein. Bis dahin werden keine Daten an unseren Chat-Server übertragen.

Welche Daten: Ihre Nachrichten, Zeitpunkt, technische Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Browserangaben). Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer verarbeiten wir nur, wenn Sie diese im Gespräch selbst angeben, z. B. für einen Rückruf. Nutzen Sie die Spracheingabe, wird Ihre Aufnahme nur in Text umgewandelt und nicht gespeichert. Hochgeladene Bilder oder Dokumente speichern wir zusammen mit dem Gespräch. Bitte geben Sie keine sensiblen Daten (z. B. Gesundheitsdaten) ein.

Zwecke: Beantwortung Ihrer Fragen, Terminvereinbarung, Kontaktaufnahme auf Ihren Wunsch.

Rechtsgrundlagen: Für das Laden des Chat-Dienstes und das Setzen bzw. Auslesen von Informationen auf Ihrem Gerät Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Für die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die zu einem Vertrag führen kann, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Cookie-Einstellungen im Footer). Bereits übermittelte Daten werden dadurch nicht automatisch gelöscht, Sie können die Löschung gesondert verlangen.

Anbieter und Empfänger: Wir betreiben den Chat-Assistenten selbst auf der Google Cloud Platform (Google Cloud EMEA Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland), die als Auftragsverarbeiter für uns tätig ist. Server, Datenbank und KI-Modell (Google Gemini über Vertex AI) laufen in der Google-Cloud-Region Frankfurt am Main (europe-west3). Google verwendet die Chat-Inhalte laut seinen Vertragsbedingungen nicht zum Training seiner KI-Modelle. Über Rückruf- und Kontaktwünsche aus dem Chat werden wir per E-Mail über Google Workspace informiert.

Übermittlung in Drittländer: Die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren in Deutschland. Eine Übermittlung in Drittländer, etwa bei Support- oder Wartungszugriffen durch Google LLC (USA), kann nicht vollständig ausgeschlossen werden. Sie stützt sich dann auf die EU-Standardvertragsklauseln im Auftragsverarbeitungsvertrag mit Google sowie auf die Zertifizierung von Google LLC unter dem EU-US Data Privacy Framework.

Speicherdauer: Chat-Verläufe und hochgeladene Dateien löschen wir automatisch 30 Tage nach der letzten Nachricht, Dateien spätestens nach 90 Tagen. Rückruf- und Kontaktwünsche aus dem Chat löschen wir automatisch nach 90 Tagen, sofern daraus kein Vertrag entsteht. Server-Protokolle werden nach höchstens 30 Tagen gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Bereitstellung: Die Nutzung des Chats ist freiwillig. Ohne Chat können Sie uns per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular erreichen.

Ihre Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit, Widerspruch, Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde) finden Sie in den Abschnitten 17 und 18.

22. Telefon-KI (KI-Empfang)

Wenn Sie unsere Rufnummer 0721 952 795 00 anrufen, nimmt ein KI-Assistent den Anruf an. Er stellt sich zu Beginn des Gesprächs als KI-Assistent vor.

Welche Daten: Ihre Rufnummer (sofern übermittelt), Zeitpunkt und Dauer des Anrufs, der Gesprächsinhalt als Sprache und als Text-Mitschrift sowie Angaben, die Sie im Gespräch selbst machen (z. B. Name, Anliegen, Terminwunsch). Das Gespräch wird nicht als Tonaufnahme gespeichert. Die Sprache wird nur während des Anrufs verarbeitet und dabei in Text umgewandelt. Bitte nennen Sie keine sensiblen Daten (z. B. Gesundheitsdaten).

Zwecke: Beantwortung Ihrer Fragen, Aufnahme von Anfragen, Rückruf- und Terminwünschen sowie eine Zusammenfassung des Anrufs für uns.

Rechtsgrundlagen: Für die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die zu einem Vertrag führen kann, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an unserer Erreichbarkeit und der Bearbeitung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Möchten Sie nicht mit einer KI sprechen, können Sie das Gespräch jederzeit beenden und uns per E-Mail oder über die im Impressum genannte Mobilnummer erreichen.

Anbieter und Empfänger: Die Telefonie stellt Twilio Ireland Limited, 25–28 North Wall Quay, Dublin 1, Irland, als Auftragsverarbeiter bereit. Twilio leitet den Anruf an unsere eigene Plattform in der Google Cloud (Google Cloud EMEA Limited, siehe Abschnitt 21) weiter. Server und Datenbank laufen in der Region Frankfurt am Main (europe-west3), die Sprach-KI (Google Gemini über Vertex AI) in Rechenzentren in der EU. Die Zusammenfassung des Anrufs erhalten wir per E-Mail über Google Workspace.

Übermittlung in Drittländer: Twilio verarbeitet Verbindungsdaten (u. a. Rufnummern, Zeitpunkt und Dauer) und leitet die Sprachverbindung auch über Systeme der Twilio Inc. in den USA. Grundlage sind die verbindlichen internen Datenschutzvorschriften (Binding Corporate Rules) von Twilio, die EU-Standardvertragsklauseln sowie die Zertifizierung von Twilio Inc. unter dem EU-US Data Privacy Framework. Für Google gilt das in Abschnitt 21 Gesagte.

Speicherdauer: Gesprächsmitschriften löschen wir automatisch 30 Tage nach dem Anruf. Rückruf- und Terminwünsche löschen wir automatisch nach 90 Tagen, sofern daraus kein Vertrag entsteht. Verbindungsdaten speichert Twilio in unserem Konto, solange dies für Abrechnung und Nachweis erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Ihre Rechte finden Sie in den Abschnitten 17 und 18.

23. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website, die eingesetzten Dienste oder die gesetzlichen Anforderungen ändern.

Stand: Oktober 2026

Für den Betrieb der Website. Ihre Entscheidung wird mit Zeitstempel und Version bis zu sechs Monate in diesem Browser gespeichert.

Ohne Zustimmung bleibt der Chat ausgeschaltet. Ein Widerruf lädt diese Seite neu und verhindert weitere Chat-Aufrufe. Bereits übermittelte Daten werden dadurch nicht automatisch gelöscht.

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